Les propriétaires bailleurs en copropriété ont un avantage souvent méconnu du grand public : une partie des dépenses réglées au syndic peut être refacturée au locataire. Encore faut-il savoir lesquelles, comment les calculer et dans quels délais agir. Chaque année, des milliers de propriétaires passent à côté de sommes pourtant récupérables, faute de comprendre le fonctionnement réel des charges en copropriété.
Cet article vous explique précisément ce qu’un bailleur peut réclamer, comment établir les comptes, quels justificatifs fournir et dans quels délais procéder pour rester en conformité avec la loi.
Ce que le propriétaire peut récupérer selon la réglementation
La possibilité de récupérer certaines charges n’est pas une faveur laissée à l’appréciation du bailleur. Elle résulte d’une liste légale strictement définie par le décret n°87-713 du 26 août 1987, pris en application de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Cette liste est limitative : tout ce qui n’y figure pas reste définitivement à la charge du propriétaire.
Le problème majeur vient du mode de facturation en copropriété : le propriétaire reçoit des appels de fonds globaux sans distinction détaillée. Il doit donc reconstituer lui-même, ou avec l’aide du syndic, la part récupérable auprès de son locataire.
La régularisation annuelle des charges : une obligation incontournable
En copropriété, les locataires paient des provisions mensuelles sur charges. Le bailleur doit ensuite procéder chaque année à une régularisation après l’approbation des comptes par l’assemblée générale. Ce contrôle consiste à comparer les provisions versées par le locataire et les dépenses réellement engagées pour son compte.
De nombreux syndics indiquent déjà les charges récupérables dans le relevé général des dépenses adressé avant l’assemblée générale, mais rien ne les y oblige. En l’absence de cette indication, le propriétaire doit effectuer lui-même le tri entre ce qui est refacturable ou non.
Les bailleurs qui louent en meublé avec un forfait charges ne sont pas concernés. La somme forfaitaire est figée et ne peut évoluer qu’en fonction de l’indice de référence des loyers (IRL).
Les justificatifs que le propriétaire doit mettre à disposition du locataire
Avant d’effectuer la régularisation, le propriétaire doit transmettre à son locataire un décompte précis, ventilé par poste de dépenses : chauffage, eau, entretien, ascenseur, etc. Il doit ensuite conserver l’ensemble des pièces justificatives et les tenir accessibles pendant six mois.
La loi impose bien plus qu’un simple relevé de charges du syndic. Le locataire doit pouvoir consulter les factures, les relevés de consommation d’eau, d’électricité ou de gaz, les contrats d’entretien, les avis d’imposition ou tout document ayant servi au calcul. Le bailleur peut même proposer au locataire de l’accompagner dans les locaux du syndic, ou lui donner mandat pour y accéder directement (décret n°67-223 du 17 mars 1967).
Cette étape est essentielle pour éviter toute contestation, notamment lorsque le locataire estime que certains montants ne correspondent pas aux dépenses réellement engagées.
Ce qu’il faut faire lorsque le locataire quitte le logement
Au départ du locataire, le bailleur est autorisé à pratiquer un arrêté provisoire des comptes. Ce mécanisme, prévu par l’article 22 alinéa 5 de la loi du 6 juillet 1989, permet de retenir jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant l’approbation définitive des comptes par l’assemblée générale.
Une fois les comptes approuvés, le bailleur dispose d’un mois pour régulariser les charges et restituer le solde du dépôt de garantie, déduction faite d’éventuelles sommes restant dues. En pratique, certains propriétaires et locataires conviennent de solder immédiatement les charges pour éviter une longue attente liée au calendrier de la copropriété.
Le délai légal pour réclamer un arriéré de charges
Même si la régularisation annuelle est obligatoire, la loi accorde au bailleur un délai de trois ans pour réclamer un retard ou un oubli. Si le propriétaire présente un décompte tardif, le locataire ne peut refuser de payer, mais il peut exiger un étalement sur douze mois, quel que soit le montant dû.
Ce délai triennal constitue une garantie importante pour les petits propriétaires qui découvrent tardivement des erreurs de saisie du syndic, une absence de régularisation ou un mauvais calcul des provisions.
