La DSN est une déclaration dématérialisée qui nécessite l’utilisation d’un logiciel pour être réalisée (voir cet article spécial sur la DSN, la Déclaration Sociale Dématérialisée).
En effet, la DSN doit être transmise sous un format spécifique (fichier XML) qui ne peut être généré manuellement. De plus, la DSN contient de nombreuses informations qui doivent être récupérées, traitées et vérifiées avant d’être transmises, ce qui est compliqué à faire sans logiciel spécifique.
Néanmoins, si vous n’avez pas un logiciel de paie compatible DSN, vous avez plusieurs possibilités.
Utiliser un service en ligne de déclaration DSN : Il existe des services en ligne (souvent payants) qui permettent de réaliser une DSN sans avoir à installer un logiciel sur un ordinateur. Ces services guident pas à pas dans la réalisation de la DSN et s’occupent de la transmission de la déclaration aux organismes sociaux.
Faire appel à un expert-comptable ou à un gestionnaire de paie : Si vous ne vous sentez pas à l’aise avec la réalisation de la DSN, vous pouvez faire appel à un expert-comptable ou à un gestionnaire de paie. Ces professionnels disposent des outils et des connaissances nécessaires pour réaliser la DSN à votre place.
Utiliser un logiciel de paie en mode SaaS : Si vous ne voulez pas installer un logiciel sur votre ordinateur, vous pouvez opter pour un logiciel de paie en mode SaaS (Software as a Service). Ces logiciels sont accessibles en ligne, via un navigateur web, et ne nécessitent aucune installation. Ils permettent de réaliser la DSN de manière simple et intuitive.
Réaliser la DSN avec Excel ?
La DSN doit être transmise sous la forme d’un fichier XML structuré selon un schéma précis défini par les organismes sociaux. Excel permet de créer des fichiers XML, mais la création d’un fichier XML conforme au schéma de la DSN à partir d’un tableau Excel est une tâche complexe qui nécessite l’utilisation de formules avancées et de macros.
Vous devez en effet créer votre schéma XML puis l’intégrer via l’outil « Développeur » d’Excel. (Vous trouverez un tuto sur https://www.excel-exercice.com/creer-un-fichier-xml-avec-excel/ )
Ceci dit, comme souvent avec Internet, il existe des solutions en ligne pour convertir en fichier Excel en XML comme par exemple https://www.zamzar.com/fr/convert/xls-to-xml/ ou https://tableconvert.com/excel-to-xml. Attention cependant à bien vérifier les balises XML obtenues afin qu’elles soient conformes au schéma XML attendu de la DSN.
Par ailleurs, comme la DSN contient de nombreuses informations qui doivent être collectées, traitées et vérifiées avant d’être transmises, il faut donc mettre en place des procédures de contrôle et de validation des données dans Excel, ce qui peut être complexe et source d’erreurs.
Enfin, la transmission de la DSN aux organismes sociaux doit se faire via une plateforme sécurisée (net-entreprises.fr ou msa.fr), ce qui n’est pas possible directement depuis Excel.
En résumé, bien qu’il soit techniquement possible de réaliser une DSN avec Excel, cela est complexe, et risqué. Ceci dit, avec l’intégration de l’outil d’Open AI, Copilot, dans Excel et les autres parties de la suite Office de Microsoft, il est fort possible que faire une DSN par Excel devienne aussi pratique que par un logiciel spécialisé .. et beaucoup moins cher.
A suivre …
