On désigne par « registre unique du personnel » la consignation des salariés d’une entreprise. Ce document répertoriant les personnes employées par tous les établissements d’une société permet de connaitre le nombre exact du personnel. L’obligation pour une société d’en tenir un à jour a été prévue par la loi afin que les emplois demeurent transparents. Les entreprises unipersonnelles et les associations sont exemptées de cette contrainte. Notez qu’un manquement au devoir d’établir un registre unique du personnel fait encourir des peines pénales. Certaines mentions doivent figurer sur le document. Un défaut d’inscription ou des erreurs dans le contenu résultent au paiement de 3750€ d’amende par salarié. Bien qu’il semble être une contrainte à laquelle les dirigeants d’entreprises sont peu enclins à se soumettre, l’établissement de ce registre est un moyen de contrôle administratif qui prouve qu’une société ne fournit pas de l’emploi illégalement.
La forme officielle d’un registre du personnel
Aucune forme n’est exigée car le registre se décline librement en version papier ou en version numérique. La seule exigence concerne l’accessibilité lors de l’inspection. Les données doivent être introduites de manière chronologique, c’est-à-dire que l’identité du personnel est enregistrée au fur et à mesure des recrutements. Le document ne doit pas non plus être modifié. Ainsi, une inscription faite ne doit pas être effacée ou corrigée. Tout ce qui a été rédigé doit être sauvegardé pendant au moins 5 ans après la fin du contrat ou le départ d’un employé. En plus de l’identité des salariés, le registre doit inclure tous les évènements concernant les salariés. Les dates de recrutement et de fin de la collaboration doivent également y figurer.
Le registre doit être tenu au niveau de l’établissement. Si une entreprise a plusieurs établissements, chacun d’entre eux doit tenir un registre unique du personnel
Le contenu obligatoire d’un registre unique du personnel
Les informations concernant l’identité des travailleurs incluent obligatoirement nom et prénom, date de naissance, genre, nationalité, qualification et désignation du poste occupé. Les autres mentions obligatoires sont relatives au recrutement, comme la date et l’autorisation, si cela s’applique. Si un étranger occupe un poste quelconque dans la société, il doit être en possession d’un permis de travail. Mais s’il n’a qu’un titre et des coordonnées de son ordre de profession, cela équivaut au permis de travail. Le type de contrat (CDD, stage, salariat temporaire, temps partiel, apprentissage, CDI) doit aussi être apposé dans le registre.
Quelles personnes figurent sur le registre unique du personnel ?
Toutes les personnes employées par la société, sans exception, doivent figurer dans le registre unique du personnel, du plus ancien au plus récent, quel que soit le poste occupé. Pour un stagiaire, les données doivent inclure les coordonnées, les dates d’entrée et de départ, mais aussi l’identité du responsable qui le supervise durant son stage, et l’adresse du lieu où il effectuera le stage. Certaines sociétés emploient des salariés détachés, qui sont envoyés dans une autre entreprise ou une autre filiale. Dans ce cas, l’employeur doit déclarer cette situation avant sa mutation par le biais d’un formulaire annexé au registre du personnel. De la même façon, une déclaration de détachement est requise pour tout salarié dans le même cas provenant d’une autre entreprise. Les agents de l’inspection du travail et les représentants du personnel doivent avoir facilement accès à ces documents annexés, disponibles sur tous les lieux d’exercice de la société.
Les mentions inscrites sur le registre du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du jour où le salarié quitte l’établissement
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Sanctions en cas de manque de registre du personnel
En cas d’inspection, si l’entreprise ne peut pas présenter de registre du personnel ou si celui-ci comporte des erreurs ou des manques, l’employeur aura une amende (celle prévue pour les contraventions de 4e classe, par salarié concerné).
Attention car ne pas tenir le registre du personnel à la disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail dans l’établissement qui emploie des salariés est considéré comme du délit d’entrave à l’exercice des fonctions de ces agents.
