DPAE: Déclaration Préalable à l’Embauche

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche que doit accomplir tout employeur lorsqu’il doit recruter un salarié. Ayant remplacé la Déclaration Unique d’embauche (DUE), cette démarche qui regroupe de nombreuses formalités obligatoires vise à informer l’Urssaf de son intention d’embauche. Elle est consacrée par l’article L1221-10 du Code du travail et a pour objectif principal de lutter contre le travail dissimulé. Que faut-il retenir à propos de cette démarche ? Qui est concerné ? Quelles obligations doivent être respectées ? Nous faisons rapidement un point.

La DPAE pour les salariés rattachés à la sécurité sociale

La déclaration préalable à l’embauche est une démarche qui doit être accomplie lorsqu’il y a recrutement de salarié rattaché au régime général ou au régime agricole de la Sécurité sociale. Il n’y a aucune condition liée ni à la profession ni à la durée de l’engagement du salarié. Autrement dit, l’employeur doit accomplir la démarche, quel que soit le poste du salarié ; et qu’il soit embauché sur la base d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée. La démarche doit être accomplie même si le salarié n’est pas à sa première embauche (s’il s’agit d’une réembauche).

La déclaration préalable à l’embauche regroupe 6 formalités qui se font auprès de l’Urssaf. Il s’agit de :

  • la déclaration de première embauche dans un établissement ;
  • la demande d’examen médical d’embauche du salarié dans la perspective de la visite médicale obligatoire ;
  • la demande d’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage, dans le cas d’embauche d’un premier salarié ;
  • la demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
  • la demande d’immatriculation du salarié à la CPAM (caisse primaire d’assurance maladie) ;
  • le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Notons que la DPAE ne concerne que les salariés. L’employeur pas à la faire s’il embauche un stagiaire, un bénévole, un intermittent de spectacle… De même, il n’y a pas de DPAE à faire lorsqu’on établit un contrat de collaboration avec un volontaire au titre du service civique.

Qui et comment faire la déclaration préalable à l’embauche ?

La déclaration préalable à l’embauche concerne tous les employeurs, quel que soit leur secteur d’activité. Toutefois, les adhérents au Tese (titre emploi service entreprise), au TFE (titre firme étrangère) et au CEA (chèque emploi associatif) ne sont pas concernés. En réalité, la démarche est déjà incorporée à ces divers dispositifs. La démarche est également une obligation pour les associations. À partir du moment où elles embauchent du personnel salarié, elles se doivent d’accomplir les démarches de déclaration.

La DPAE doit être effectuée dans un délai de 8 jours précédant la date d’embauche. Pour faciliter les formalités, un site web a été mis en place pour les employeurs : net-entreprises.fr. Sur cette plateforme, deux solutions leur sont proposées :

  • remplir un formulaire de déclaration en ligne (EFI)

Le formulaire permet de renseigner des informations sur l’employeur, le futur employé et son contrat. Si l’employeur doit tout remplir à sa première déclaration, dès la deuxième les informations de l’entreprise sont préremplies. Il peut même à partir de la deuxième embauche d’un salarié (réembauche de travailleur saisonnier par exemple) effectuer une DPAE avec le formulaire prérempli des données du salarié également. Il doit veiller à l’exactitude des données qu’il renseigne. En effet, en cas d’erreur, le salarié ne pourra bénéficier de sa couverture sociale. L’employeur peut alors être sanctionné d’une amende allant jusqu’à la moitié du montant du Pass (plafond annuel de la Sécurité sociale).

  • enregistrer un fichier structuré issu de leur logiciel de paie (EDI)

Plutôt que de remplir directement le formulaire en ligne, l’employeur peut choisir de générer un fichier de déclaration à l’aide de son logiciel de paie et de simplement l’enregistrer sur net-entreprises.fr. La possibilité lui est donnée de transmettre jusqu’à 100 déclarations dans un seul fichier.

Que faire après la déclaration d’embauche ?

Après sa démarche sur net-entreprises.fr, l’employeur reçoit un accusé de réception confirmant l’établissement de sa DPAE. Pour un EFI, cet accusé de réception est délivré immédiatement après la validation de la déclaration. Mais dans le cadre d’un EDI, l’employeur va chercher l’accusé de réception en ligne après réception d’un courriel. Une référence dossier valant acquittement lui est communiquée si aucune erreur n’est notée ; et dans le cas contraire, il obtient un bilan.

L’accusé de réception doit être conservé par l’employeur jusqu’à ce qu’il ait accompli la DADS (ou son équivalent pour les entreprises du secteur agricole et de la pêche maritime).

Notons par ailleurs qu’un salarié qui le désire peut demander à vérifier si son employeur s’est bien acquitté de son obligation de DPAE. Pour ce faire, il doit adresser à l’Urssaf une demande dans laquelle il précise ses informations personnelles (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité…). L’Urssaf lui répond sous 30 jours.

A propos de DPAE: Déclaration Préalable à l’Embauche

Poster un commentaire ou poser une question

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Les cookies nous permettent de personnaliser le contenu et les annonces, d'offrir des fonctionnalités relatives aux médias sociaux et d'analyser notre trafic. Nous partageons également des informations sur l'utilisation de notre site avec nos partenaires de médias sociaux, de publicité et d'analyse, qui peuvent combiner celles-ci avec d'autres informations que vous leur avez fournies ou qu'ils ont collectées lors de votre utilisation de leurs services. Plus d’informations

Les paramètres des cookies sur ce site sont définis sur « accepter les cookies » pour vous offrir la meilleure expérience de navigation possible. Si vous continuez à utiliser ce site sans changer vos paramètres de cookies ou si vous cliquez sur "Accepter" ci-dessous, vous consentez à cela.

Fermer