Combien de temps conserver les documents en entreprise ?

Quelles sont les durées légales de conservation des documents en entreprise ?

Durée de conservation des documents comptables

10 ans

Durée de conservation des documents fiscaux

6 ans pour les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration (cf article L102B du Livre des procédures fiscales )

Durée de conservation des documents civils et commerciaux

5 ans pour les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise.

3 ans pour les déclarations en douane.

30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers.

10 ans pour les autres documents comme les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales comme les bons de commande, les bons de livraison.

Durée de conservation des documents sociaux

5 ans pour les statuts de société, à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.

10 ans pour les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…).

3 ans pour les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration.

Quelles sanctions en cas de documents non conservés ?

Outre les problèmes pour prouver sa bonne foi, la non conservation de documents fiscaux peut amener une amende. Selon l’article 1734 du Code général des impôts une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits

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