La mise en place d’une base de données économiques et sociales (BDES) est une obligation pour les employeurs:
– depuis le 14 juin 2014 pour les sociétés de +de 300 salariés
– à partir du 14 juin 2015 pour les société de – de 300 salariés et de + de 50 salariés
(Les effectifs sont calculés au niveau global de l’entreprise et non pas établissement par établissement).
Si une entreprise qui devrait le faire ne met pas en place une BDES, le chef d’entreprise encourt une amende de 3750 euros et 1 an d’emprisonnement pour délit d’entrave.
Cette base de données économiques et sociales (BDES) regroupe les « informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise« .
La BDES est aussi appelée BDU, acronyme de base de données unique. Elle a été créée par l’ANI du 11 janvier 2013 et la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013.
Concrètement, elle permet d’avoir une vision de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise.
Concrètement, l’employeur doit élaborer, créer, mettre en place et entretenir la BDES et la façon d’y accéder pour que ceux qui y ont droit puissent la consulter (voir plus loin)
Les modalités pratiques de tout ceci peuvent être l’objet d’un accord de branche ou au sein de l’entreprise.
La BDES sert notamment de documentation pour la préparation du comité d’entreprise à propos des orientations stratégiques de l’entreprise.
Connaître ou tenter d’évaluer les conséquences de ces orientation sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages doit être facilité par les lois instaurant la Base de données économiques et sociales.
Le comité d’entreprise de la société peut saisir le tribunal de Grande Instance pour qu’il oblige l’employeur à remplir une BDES incomplète ou non mise à jour.
Quel est le contenu de la BDES ?
La BDES doit comporter concrètement les informations suivantes (sur les 2 années précédentes, l’année en cours, les prévisions des 3 années suivantes) :
– investissement social : emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail
– investissement matériel et immatériel
– endettement et fonds propres
– ensemble des éléments de rémunération des salariés et dirigeants
– activités culturelles et sociales
– rémunération des financeurs
– flux financiers à destination de l’entreprise,avec aides publiques et crédits d’impôts
– sous-traitance
– transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe si il y a lieu
Qui a accès à la base de données économiques et sociales ?
La BDES doit être continuellement accessible aux :
- membres du comité d’entreprise ou aux délégués du personnel
- membres du comité central d’entreprise
- membres du comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail, le CHSCT
- délégués syndicaux
- membres de la délégation unique du personnel, si elle existe
- dans une entreprise à établissements multiples, membres du comité d’établissement.
et tous ces utilisateurs doivent respecter la confidentialité des données auxquelles ils ont accès, à savoir qu’ils ne peuvent pas les divulguer à l’extérieur.
BDES et système informatique de l’entreprise
La mise en place et mise à jour d’une base de données économiques et sociales impacte le système informatique de l’entreprise qui va devoir gérer les informations et les accès.
Quelques SSII se sont mises sur le marché et proposent des solutions logicielles pour mettre en place et gérer le BDES.
Concrètement, une bonne solution logicielle doit:
– être très rigoureuse sur la sécurité des accès (contrôle des accès et sauvegarde des logs avec heures et adresses IP et temps de connexion; changement régulier de mot de passe, gestion des accès pour les fins de mandats des ayant droit, etc..)
– rédaction d’une charte d’application et d’utilisation de la BDES et conformité de l’application informatique
– sécurité et sureté de l’hébergement des données, que ce soit en interne ou en externe (cloud ?)
– assurance
– gestion différenciées des accès pour les droits de consultation, de modification, de mise à jour, etc.. (Attention car en consultation, tous les accès doivent avoir les mêmes informations)
– gestion des extraction de données de manière à empêcher une trop facile divulgation
Il est évident qu’une partie assez importante de la BDES se fait à partir du tableau de bord RH dont il existe plusieurs modèles par exemple sur Excel (cf Tableaux de bord RH et modèles).
Si tout ce qui précède à propos de la Base de données économiques et sociales ou BDES ou BDU vous semble fastidieux, laissez-vous allez et regardez cette vidéo qui résume l’affaire:
