Lorsque vous employez un travailleur et que son contrat prend fin, vous avez l’obligation de lui établir une attestation pôle-emploi (ex-attestation Assedic). Cette dernière est une pièce qui permet au salarié devenu sans emploi de s’inscrire sur la liste des demandeurs d’emploi afin de toucher les allocations chômage, s’il en remplit les conditions.
Vous produisez cette attestation, quelles que soient les raisons qui expliquent la fin du contrat (un contrat à terme, une rupture conventionnelle, un licenciement, une démission…). Quelles mentions doit t-elle contenir ? Comment la transmettre ? Nous faisons ici le tour de ces questions.
Les mentions de l’attestation pôle-emploi
L’attestation Pôle-emploi comprend 11 sections, chacune destinée à renseigner des informations bien particulières. Ces informations sont les suivantes :
1. Informations de l’employeur sur une attestation pôle-emploi
Sur l’attestation Pôle-emploi, vous aurez à renseigner les informations devant permettre d’identifiant votre entreprise. Ce sont les informations telles que : le nom ou la raison sociale de l’entreprise ; son adresse ; son statut juridique ; son n° SIRET ; son n° d’affiliation de l’entreprise à Pôle emploi…
Les employeurs du secteur public doivent aussi préciser s’ils sont un employeur
- en auto assurance ;
- ayant conclu une convention de gestion ;
- ayant adhéré à un titre révocable ;
- ayant adhéré aux régimes particuliers pour les emplois aidés.
Selon les cas, ils doivent renseigner quelques détails.
2. Informations du salarié sur une attestation pôle-emploi
Vous devez également renseigner les données personnelles du salarié : nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale (NIR), date de naissance.
En dehors de ces informations, vous précisez aussi son niveau de qualification et s’il bénéficie ou non du statut cadre ou assimilé. Si le salarié a un lien de parenté avec vous, vous devez également le préciser.
3. Caisse de retraite complémentaire du salarié à préciser sur une attestation pôle-emploi
Il doit être également mentionné sur l’attestation employeur pôle-emploi, la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco à laquelle le salarié est affilié. AG2R La Mondiale ; Malakoff Humanis ; IRCEM Groupe ; Pro Btp Groupe ; Klésia… sont quelques exemples de caisses de retraite complémentaire Agirc-Arrco.
Il doit être précisé le nom et l’adresse de l’institution concernée.
4. Emploi du salarié
Vous devez renseigner les informations relatives au contrat de travail du salarié : la nature du contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation…) ; sa durée ; les horaires de travail ; les dates d’entrée dans l’entreprise et sortie…
Vous devez aussi préciser quelques informations concernant le statut du salarié : s’il relève d’un régime local d’Alsace Moselle, s’il est affilié à un régime spécial de sécurité sociale…
5. Motif de la rupture du contrat à préciser sur une attestation pôle-emploi
Sur l’attestation employeur Pôle-emploi, il est listé les différents motifs pouvant expliquer une rupture de contrat : la démission ; les différents licenciements ; les fins de contrat et de missions ; la rupture de commun accord ; la rupture anticipée… Vous devez identifier le motif de la rupture du contrat du salarié et le cocher.
6. Salaires, primes et autres sommes versées à la rupture du contrat
Il vous est aussi demandé sur l’attestation pôle-emploi le détail des salaires perçus par le salarié durant les 12 mois civils ayant précédé le dernier jour travaillé et payé. Pour chaque mois, vous devez renseigner la période de paie ; le nombre d’heures travaillées ; le nombre de jours non intégralement payés ; le salaire mensuel brut.
Une section est également réservée aux primes et indemnités versées pour chaque salaire. Là également, vous renseignez la période couverte par la prime ou l’indemnité ; sa nature ; sa date de paiement et sa part soumise aux contributions d’assurance chômage.
Pour ce qui concerne les sommes versées à la rupture du contrat, il s’agit du salaire brut versé après le dernier mois civil ayant précédé le dernier jour travaillé et payé ; l’indemnité compensatrice de préavis et les sommes ou indemnités légales, transactionnelles ou conventionnelles payées dans le cadre de la rupture.
7. Authentification de l’employeur
C’est la section qui met fin à l’attestation employeur Pôle-emploi. Dans cette section, vous indiquez votre nom ; prénom ; qualité au sein de l’entreprise (directeur, gérant, comptable…) et certifiez que les renseignements indiqués aux sections précédentes sont exacts. Vous devez aussi attester n’avoir pas reçu de refus d’homologation de la Dreets en cas de rupture conventionnelle.
Comment transmettre l’attestation à Pôle-emploi ?
Les modalités de transmission de l’attestation à Pôle-emploi dépendent du nombre de salariés qu’emploie l’entreprise.
Les entreprises de 11 salariés et plus transmettent l’attestation par voie dématérialisée :
- soit via un logiciel de paie agréé et conforme à la norme en vigueur ;
- soit via la saisie en ligne sur pole-emploi.fr.
En effet, depuis le 1er juin 2021, Pôle-emploi n’accepte plus que les attestations employeurs établies selon un modèle valide. Les anciens modèles ne sont plus acceptés vu qu’ils peuvent ne pas comporter toutes les informations nécessaires au calcul des droits des anciens salariés. Les deux voies dématérialisées citées ci-dessus sont les voies qui permettent à l’employeur de s’assurer d’utiliser un modèle à jour.
Les entreprises de moins de 11 salariés peuvent choisir de transmettre leurs attestations en version papier. Dans ce cas, il envoie la version papier de l’attestation à l’adresse suivante : Pôle emploi — Centre de traitement — BP 80069 – 77213 Avon cedex.
Celles du secteur agricole utilisant les TESA (titres emploi service agricole) et les modèles AE MSA (Mutualité sociale agricole) peuvent continuer à transmettre leurs attestations par ces canaux.
L’employeur qui ne respecte pas ses obligations en matière d’attestation Pôle-emploi s’expose à une amende prévue par le Code du travail, pouvant aller jusqu’à 1 500 €.
