Comment l’ancienneté d’un employé est calculée et indiquée sur une fiche de paie ?

L’ancienneté d’un employé est un élément important dans la gestion des ressources humaines. Il est important de savoir comment l’ancienneté est calculée et indiquée sur une fiche de paie car elle peut avoir un impact significatif sur la rémunération et les avantages des employés, ainsi que sur les obligations légales de l’employeur.

 Qu’est-ce que la Date d’Ancienneté d’un employé ?

La date d’ancienneté correspond généralement à la date d’entrée de l’employé au sein de l’entreprise.
Elle sert de point de départ pour calculer l’ancienneté dans une structure.
Cette date est souvent inscrite en haut du bulletin de paie, bien qu’elle ne soit pas une mention obligatoire selon le Code du travail.

Calcul de l’Ancienneté d’un employé.

L’ancienneté est calculée à partir de la date d’embauche, mais elle peut être pondérée par les périodes de suspension de contrat. Voici comment elle est déterminée:

 Date d’Embauche Initiale : La date d’ancienneté correspond généralement à la date d’embauche initiale, même en cas de changement de poste au sein de l’entreprise.
 Périodes de Suspension : Les arrêts maladie, les congés sabbatiques ou les congés parentaux peuvent suspendre momentanément le contrat et affecter le calcul de l’ancienneté.
 

Attention aux cas particuliers. Par exemple en cas de CDI conclu à l’issue de plusieurs CDD, la date d’ancienneté correspond au premier jour d’embauche lors du premier CDD. De même, en cas de fusion-absorption, les salariés conservent leur date d’ancienneté historique.

Déterminer une date d’ancienneté peut être donc simple, mais dans certains cas, il vaut mieux utiliser un logiciel de paie pour automatiser le calcul de l’ancienneté et sécuriser le processus.

Indication de l’ancienneté sur la Fiche de Paie

Bien que la date d’ancienneté figure fréquemment sur les fiches de paie, elle n’est pas obligatoire. Cependant, si l’employeur décide de la préciser, elle aura valeur d’engagement pour lui.

Indiquer la date d’ancienneté favorise toutefois la clarté du bulletin de salaire et permet au collaborateur de se situer au sein de l’entreprise.

Attention car une erreur dans la date d’ancienneté peut avoir des conséquences légales. Par exemple, la date initiale d’entrée inscrite au bulletin est retenue pour calculer la reprise d’ancienneté du salarié en CDD.

Utilisation « concrète » de la date d’ancienneté d’un employé

L’ancienneté joue un rôle dans divers aspects de la rémunération et des avantages:

– Prime d’Ancienneté  Elle récompense la fidélité du salarié et évolue en fonction de l’ancienneté.
– Indemnités de Rupture : L’ancienneté est utilisée comme base de calcul pour les indemnités de rupture du contrat de travail.
– Reprise d’Ancienneté : Dans certains cas, un salarié peut avoir une date d’ancienneté plus ancienne que sa date d’embauche, comme lorsqu’un CDI succède immédiatement un CDD.