La loi oblige les sociétés et les entreprises individuelles à tenir et à conserver certains registres relatifs au personnel.
Ces registres sont :
– Registre unique du personnel
– Registre spécial des avis des représentants du personnel au Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT)
– Registre des accidents bénins non déclarés
– Registre des délégués du personnel
– Registre des repos hebdomadaires particuliers
– Registre des contrôles de sécurité
– Document unique d’évaluation des risques
– Registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d’environnement
Le secteur des bâtiments et travaux publics (BTP), les hôtels-cafés-restaurants (HCR) et les transports routiers sont soumis à des obligations particulières.
Etrangement, l’employeur n’a pas l’obligation de tenir un livre de paie. Sa seule obligation est de conserver pendant au moins 5 ans un double des bulletins de paie au regard des codes du travail et de la sécurité sociale.
Par ailleurs, les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail n’ont plus à figurer sur un registre spécial mais simplement à être conservées par l’employeur
Article L.4711-2 du Code du travail
Toute informatisation de fichiers relatifs aux salariés doit être déclarée auprès de la CNIL (conservation du récépissé de déclaration).
Registre unique du personnel
(voir Modèle excel de registre unique du personnel )
Ce registre contient des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés (nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification ), les dates d’embauche et de départ (dates d’entrée et de sortie de l’établissement lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation, pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail, pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée », pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire, pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier, pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel », pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ». ), les contrats de travail. Mentions conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement.
Toute infraction est punie d’une sanction pénale.
Mis à disposition des Délégués du personnel et Inspecteurs et contrôleurs du travail et de la Sécurité sociale
Registre spécial des avis des représentants du personnel au Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT)
Contient les avis datés et signés des représentants du personnel au CHSCT sur les dangers graves et imminents (indication du poste de travail concerné, nature du danger et sa cause ainsi que le nom des salariés exposés). Tenu dans les entreprises d’au moins 50 salariés même quand il n’existe pas de CHSCT si il y a des délégués du personnel. Le registre est tenu sous la responsabilité du chef d’établissement. Les pages sont numérotées et authentifiées par le tampon du CHSCT
Mis à disposition des Membres du CHSCT, Délégués du personnel lorsqu’ils exercent les missions du comité, Inspecteurs et contrôleurs du travail et des caisses régionales d’assurance maladie
En cas de non existence: Contravention de 3ème classe (soit 450 €) pour défaut de présentation des documents à l’inspecteur du travail
Registre des accidents bénins non déclarés
La CRAM (caisse régionale d’assurance maladie) ou la CARSAT (caisse d’assurance retraite et de la santé au travail) peut autoriser (conditions figurant à l’article D. 441-1 du CSS) un employeur à remplacer la déclaration des accidents n’entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux par une inscription sur un registre ouvert à cet effet; l’employeur inscrit sur le registre, dans les 48 heures, non compris les dimanches et jours fériés, les accidents du travail de son personnel n’entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux donnant lieu à une prise en charge par les organismes de sécurité sociale. Il est indiqué sur le registre le nom de la victime, la date, le lieu et les circonstances de l’accident, la nature et le siège des lésions assortis du visa du donneur de soins ainsi que les autres éléments devant figurer sur la déclaration d’accident du travail .La victime signe le registre en face des indications portées par l’employeur. Le médecin du travail peut consulter le registre.
Mis à disposition des Agents de contrôle des caisses, de l’autorité compétente de l’Etat et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail
En cas de non existence: la caisse peut décider le retrait de l’autorisation de tenue d’un registre pour l’une des raisons citées à l’article D.441-4 du Code de la sécurité sociale. Contravention de 3ème classe (soit 450 €) pour défaut de présentation du registre à l’inspecteur du travail
Registre des délégués du personnel
Contient les demandes écrites des délégués du personnel et réponses de l’employeur
Mis à disposition de l’Inspecteur du travail, des Délégués du personnel et des Salariés (en dehors des heures de travail pendant un jour ouvrable par quinzaine)
En cas de non existence: le fait de ne pas tenir ce registre constitue un délit d’entrave puni par un an de prison et/ou amende de 3 750 euros; contravention de 3ème classe (soit 450 €) pour défaut de présentation du registre à l’inspecteur du travail.
Registre des repos hebdomadaires particuliers
Contient le nom des salariés soumis à un régime particulier et caractéristiques du repos (le jour et les fractions de journées choisies pour le repos); l’inscription des salariés récemment embauchés sur le registre spécial est obligatoire après un délai de 6 jours.
Mis à disposition de l’Inspection du travail et des salariés sur demande
En cas de non existence: le non-établissement de documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective est puni d’une contravention de 4ème classe, soit 750 €; Contravention de la 4ème classe, (soit 750 €) pour défaut de présentation du registre permettant de comptabiliser les heures de travail
Registre des contrôles de sécurité
Contient l’atteste des contrôles effectués dans l’entreprise
Mis à disposition du CHSCT, DP, médecin du travail, inspection du travail, services de prévention des organismes de Sécurité sociale, salariés, agents des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail , inspecteurs de la radioprotection et agents susceptibles d’intervenir en ce qui concerne les résultats des évaluations liées à l’exposition des travailleurs aux rayonnements ionisants, pour les installations et activités dont ils ont respectivement la charge
En cas de non présentation, non existence: Contravention de 4ème classe (750 €) autant de fois qu’il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d’être sanctionnées; Contravention de 3ème (soit 450 €) classe pour défaut de présentation du registre à l’inspecteur du travail
Document unique d’évaluation des risques professionnels DUERP
Evaluation des risques professionnels inhérents à l’entreprise
Mise à jour au moins une fois par an ou en cas de modification des conditions de travailMis à disposition du CHSCT, DP, médecin du travail, inspecteurs et contrôleurs du travail et de Sécurité sociale
En cas de non présentation, non existence: Contravention de 5ème classe (1500 € ou 3000 € en cas de récidive) pour défaut de transcription ou de mise à jour; Contravention de 3ème classe (soit 450 €) pour défaut de présentation du document à l’inspecteur du travail
Registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d’environnement
Contient les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en oeuvre par l’établissement dont le travailleur estime de bonne foi qu’ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l’environnement; le cas échéant, les conséquences potentielles pour la santé publique ou l’environnement, toute autre information utile à l’appréciation de l’alerte consignée
Mis à disposition des Membres du CHSCT
En cas de dénonciation calomnieuse, 5 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende maximum
