De nombreux salariés sont obligés d’avancer des notes et frais de mission (hébergement, nourriture, essence) dans le cadre de leur activité professionnelle.
Pour les rembourser à ses employés, l’employeur peut soit verser une somme forfaitaire mensuelle soit rembourser les frais sur justificatifs. Il peut aussi mélanger les 2 modes de fonctionnement
Le salarié est tenu de fournir des justificatifs (factures) et sinon, le remboursement de notes de frais peut s’apparenter à des avantages en nature et donc être taxables.
L’article L 3245.1 du code du travail indique que le salarié dispose de 5 ans à compter de la date à laquelle la somme réclamée aurait dû être payée pour revendiquer le paiement de salaires non versés.
La Cour de Cassation a étendu la prescription à d’autres sommes comme les primes d’ancienneté, les primes de bilan ou les indemnités de préavis et les remboursements d’indemnités kilométriques, de frais de repas.
Ce délai ne peut être raccourci par l’employeur.
Bien sûr, ce délai de 5 ans est théorique car vous imaginez le bazar si tout se fait déjà au bout de plusieurs mois..
Dans la pratique, une note de service ou le règlement de l’entreprise fixe les délais pour se faire rembourser, ainsi que les règles concernant les justificatifs à fournir et leur type.
Le délai de remboursement prend du temps (il est en moyenne d’un mois) à cause des validations nécessaires, donc d’un travail administratif. Certaines solutions modernes de gestion de frais peuvent accélérer ou du moins alléger le processus.
Gérer facilement les notes de frais pour simplifier le remboursement
Sans dépenser trop d’argent ou inclure ceci dans une usine à gaz, vous pouvez simplement mettre en place une adresse mail spécifique (un gmail par exemple, pratique pour une consultation de plusieurs personnes et une sauvegarde automatique) où les gens enverront la photo de leur note de frais, avec un titre standard, par exemple NOM MISSION DATE MONTANT.
Les originaux peuvent alors simplement être récupérés pour conservation, tandis que le traitement des notes de frais se fait très facilement.
